Uma prática que toda empresa deve adotar, mas nem sempre a executa é a gestão de ativos de TI. Essa é uma forma eficiente de reduzir custos, maximizar os lucros e aumentar a produtividade da sua empresa.

No entanto, nem todo mundo conhece essa prática e a implanta no seu negócio. Se você está nesse time, chegou a hora de se atualizar.

Neste post, vamos mostrar como você pode gerenciar os ativos da sua empresa e os benefícios derivados dessa estratégia. Então, que tal saber mais? Acompanhe!

O que é gestão de ativos de TI?

Essa ferramenta também é conhecida como Software Asset Management (SAM) e consiste em um processo para decidir sobre a compra e alienação de sistemas. Abrange, ainda, estratégias de identificação e eliminação de programas pouco utilizados.

Assim, a gestão desses ativos passa pelo gerenciamento e otimização dos softwares utilizados a partir de práticas que permitem controlar as soluções tecnológicas. Essa questão é especialmente válida para as licenças de uso, por exemplo:

  • controle e proteção efetivos;
  • aplicação adequada dos contratos de licenciamento;
  • controle de custos.

Vale a pena destacar que os ativos podem ser qualquer item que gere valor para a empresa. Podem ser classificados como tangíveis (como softwares, computadores, ferramentas de desenvolvimento e contratos) ou intangíveis (por exemplo: imagem e capital intelectual).

No caso da TI, quando os ativos não são gerenciados, a empresa desconhece o que foi adquirido e usado na cadeia de valor. Com isso, a organização fica vulnerável às práticas irregulares, por exemplo: pelo uso de sistemas sem licença.

Quais são os benefícios da gestão de ativos de TI?

Essa prática, em primeira instância, aumenta a segurança e a conformidade da empresa em relação às suas obrigações. Ao mesmo tempo, consegue prever necessidades futuras e antecipar-se a elas.

Além disso, as principais vantagens são:

Redução de custos

O gerenciamento dos ativos ajuda a diminuir diversos custos empresariais, como:

  • realocação ou eliminação de licenças de softwares subutilizados;
  • limitação da sobrecarga referente à gestão e ao suporte de sistemas;
  • diminuição do potencial de custos de programas inesperados;
  • impedimento ao pagamento de multas e indenizações devido a descumprimento do contrato.

Diminuição dos riscos

A documentação e o controle eficaz das licenças de software evitam o descumprimento de contratos e, consequentemente, as aplicações de multas diminuem. A possibilidade de a equipe usar sistemas ilegais também é bastante reduzida.

Aumento da produtividade

O gerenciamento dos ativos proporciona mais eficácia no controle dos manuais, suporte dos sistemas e materiais de referência. Esses materiais de apoio evitam erros e aumentam a produtividade da equipe e o ganho de tempo.

A garantia de que todos usam as mesmas versões de software ainda impede o conflito de arquivos e problemas de compartilhamento. Por sua vez, há uma melhoria no fluxo de comunicação e na execução das atividades operacionais.

Redução da dependência do suporte

As licenças em dia e o uso de softwares autorizados diminuem os problemas técnicos e, por consequência, o pedido de ajuda ao suporte. A equipe de TI fica, então, disponível para ter uma atuação estratégica.

Melhoria da governança

A equipe de TI, por meio da gestão de ativos, consegue ficar em conformidade com as exigências dos órgãos públicos, evitando problemas à organização.

Aumento do diferencial competitivo

Os benefícios descritos elevam o diferencial competitivo do negócio. Com isso, a empresa passa mais transparência aos stakeholders, pode fazer um melhor planejamento dos investimentos e controlar a exposição a gastos inesperados devido a situações irregulares.

Quais as boas práticas para implementação da gestão de ativos de TI?

A empresa pode adotar diferentes estratégias para implantar a gestão de ativos. Veja a seguir as melhores práticas, que vão surtir efeitos positivos:

Organize e mapeie os ativos

O objetivo é conhecer todos os componentes da empresa e detalhar quem são os usuários, os elementos interligados e os serviços impactados em caso de falhas ou inconsistências.

Com o mapeamento você pode elaborar o Configuration Management Database (CMDB) a partir da dependência dos ativos. O intuito é ter uma visão ampla e gerencial das configurações da infraestrutura de TI.

Elabore o inventário

Esse não é o foco principal da gestão de ativos, mas é uma etapa relevante, porque a empresa consegue saber quais itens estão disponíveis e aqueles que exigem atenção. Podem ser contemplados recursos humanos, softwares, hardwares e sistemas.

O intuito é que a estrutura de TI se mantenha alinhada à estratégia empresarial e atualizada. Observe que o inventário pode ser desenvolvido a partir dos sistemas operacionais utilizados na empresa.

Com isso, você pode definir a técnica mais adequada de avaliação dos itens, por exemplo: varreduras com base nos ativos distribuídos, análises baseadas em domínios etc.

Acompanhe o ciclo de vida dos ativos

Os ativos compõem um ciclo que passa por vários estágios, que ajudam a controlar a vida útil deles. A consequência é um uso mais eficiente dos recursos.

Na alteração de estágio, o repositório central precisa ser informado e atualizado a respeito de informações, como data e hora, usuário que fez a mudança, motivo, entre outros aspectos.

Essa característica permite um controle maior dos ativos, que leva a uma decisão acertada a respeito de reparos, compra e atualizações. Assim, evita-se a chegada do fim da vida útil.

Automatize os alertas

O processo de gerir os ativos é composto por diferentes etapas e profissionais até alcançar o usuário final. O ideal é que essa cadeia contenha o mínimo de falhas possível para impactar a usabilidade dos ativos.

Como os erros podem acontecer, é necessário notificar os responsáveis para resolvê-los rapidamente. Ainda é preciso que os responsáveis sejam notificados sobre modificações na infraestrutura de TI via alertas automáticos.

A consequência é uma tomada de decisão mais rápida e que proporcione a correção de falhas antes que elas apresentem impactos negativos graves.

Capacite os profissionais envolvidos

A gestão de ativos será melhor realizada quando os profissionais forem bem capacitados. Por isso, invista no treinamento e capacitação da equipe.

A finalidade é que os profissionais conheçam as necessidades da empresa, saibam se posicionar, compreendam as tendências tecnológicas úteis e as particularidades da rotina organizacional.

Essa também é uma maneira de engajar os colaboradores e fazer com que eles sejam ferramentas fundamentais para o sucesso da organização.

Integre as informações

Esse ponto é essencial para que os dados fiquem acessíveis e possam ser melhor interpretados. A integração possibilita que a equipe avalie as respostas dos ativos para cada solicitação, o que leva à identificação de problemas e falhas.

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